Zahlungserinnerung schreiben — freundlich mahnen
Die Rechnung ist überfällig, aber vielleicht nur vergessen? Die Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Schritt — kein Vorwurf, keine Kosten, aber eine klare Frist. Hier das Muster.
Das Musterschreiben
Max Mustermann, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Beispiel Firma GmbH
Einkauf / Buchhaltung
Beispielallee 34
12345 Musterstadt
Musterstadt, ______________
Zahlungserinnerung — Rechnung ______________
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung ______________ vom ______________ über ______________ EUR ist am ______________ fällig gewesen. Nach unserer Kenntnis ist der Betrag bisher nicht eingegangen.
Vermutlich handelt es sich um ein Versehen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum ______________ auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Sollte die Zahlung inzwischen bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüssen
Max Mustermann
Bankverbindung: ______________ | IBAN: ______________ | BIC: ______________
Tonfall: Erinnerung vor Mahnung
Die klassische Eskalationsleiter lautet: Rechnung → Zahlungserinnerung → erste Mahnung → zweite Mahnung → letzte Mahnung / Anwalt. Die Zahlungserinnerung bewegt sich bewusst auf Freundschaftsniveau: „vermutlich ein Versehen" erhält die Geschäftsbeziehung, kostet nichts und wirkt trotzdem — die meisten überfälligen Rechnungen sind schlicht vergessen.
- Zahlungserinnerung: keine Mahnkosten, keine Verzugszinsen (noch nicht im Verzug gemeint, sondern freundlich gemeint).
- Erst mit der ersten Mahnung entstehen Mahnpauschale und Verzugszins-Anspruch.
- 5–10 Tage nach Fälligkeit erinnern, nicht länger warten.
Kleine Selbstläufer
- Bankverbindung immer komplett in die Erinnerung — jede Hürde kostet Tage.
- „Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein…" nimmt Druck raus und vermeidet Peinlichkeit.
- Kurz halten: Eine halbe Seite genügt völlig.
- Bei Dauerkunden: vorher kurz anrufen — oft ist die Erinnerung damit erledigt.
Keine Rechtsberatung: Standardfall abgedeckt. Bei
grenzüberschreitenden Forderungen, Teilleistungen oder streitigen
Rechnungen gelten Besonderheiten.