Erste Mahnung schreiben — so geht's richtig

Die Zahlungserinnerung war erfolglos? Dann wird es ernst: Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, macht Verzugszinsen und Mahnkosten fordbar. Hier das Muster.

Das Musterschreiben

Max Mustermann, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt Beispiel Firma GmbH Einkauf / Buchhaltung Beispielallee 34 12345 Musterstadt Musterstadt, ______________ 1. Mahnung — Rechnung ______________ Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer Zahlungserinnerung vom ______________ ist unsere Rechnung ______________ vom ______________ über ______________ EUR bis heute nicht bezahlt worden. Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag spätestens bis zum ______________ auf das unten genannte Konto zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Verzugszinsen und die entstandenen Mahnkosten in Rechnung stellen und weitere rechtliche Schritte prüfen. Mit freundlichen Grüssen Max Mustermann Bankverbindung: ______________ | IBAN: ______________ | BIC: ______________

Voraussetzungen: Wann eine Mahnung zulässig ist

Fälligkeit: Die Rechnung muss fällig sein (Zahlungsziel abgelaufen).
Erinnerung vorausgegangen: Eine Zahlungserinnerung sollte der Mahnung vorangegangen sein — rechtlich zwingend ist sie nicht immer, aber empfehlenswert.
Leistung erbracht: Sie haben geliefert oder geleistet; kein Streit über die Leistung selbst.
Kein anerkannter Zahlungsgrund: Der Schuldner hat keine Mängel/Rüge substanziiert geltend gemacht.

Mahnkosten und Verzugszinsen

Mit Eintritt des Verzugs können Sie Mahnkosten (Pauschale, üblich 2–5 EUR bei Verbrauchern gesetzlich gedeckelt) und Verzugszinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszinssatz für Verbraucher liegt beim Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkten, bei Unternehmern beim Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkten. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Bundesbank.

Die Eskalationsleiter im Überblick

Rechnung mit Zahlungsziel
Zahlungserinnerung (freundlich, keine Kosten)
1. Mahnung (Frist, Zinsen androhen)
2. Mahnung (knapper, letzte Warnung)
Letzte Mahnung / Anwalt / Mahnbescheid

Keine Rechtsberatung: Standardfall abgedeckt. Bei Verbrauchern im B2C gelten Pauschalen-Deckelungen; bei streitigen Forderungen vorher rechtlich prüfen lassen.