Lieferantenwechsel ankündigen — professionell trennen

Ein neuer Lieferant ist gefunden — aber der alte hat gute Arbeit geleistet? Ein professioneller Abschiedsbrief wahrt die Beziehung und klärt den Übergang sauber. Hier das Musterschreiben.

Das Musterschreiben

Musterfirma GmbH Max Mustermann (Einkauf) Musterstraße 12, 12345 Musterstadt Beispiel Handel GmbH & Co. KG Herrn/Frau ______________ Beispielallee 34 12345 Musterstadt Musterstadt, ______________ Änderung unserer Lieferbeziehung Sehr geehrte/r ______________, nach einer umfassenden Überprüfung unserer Bezugsquellen haben wir uns entschieden, die Lieferbeziehung für das Produktprogramm ______________ zum ______________ auf einen anderen Lieferanten zu übertragen. Diese Entscheidung ist eine unternehmerische Abwägung und keine Kritik an Ihrer Leistung. Wir danken Ihnen ausdrücklich für die zuverlässige Zusammenarbeit und die gute Produktqualität in den vergangenen Jahren. Für einen reibungslosen Übergang bitten wir um Folgendes: 1. Bitte bestätigen Sie uns das Datum der letzten Belieferung. 2. Offene Bestellungen bis zu diesem Datum führen wir wie vereinbart gemeinsam aus. 3. Für die Schlussrechnung teilen Sie uns die Ihnen vorliegenden Daten (letzte Lieferungen, Retouren, Gutschriften) mit. Sollten Sie Fragen zum Übergang haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüssen Max Mustermann (Einkauf)

Warum der Tonfall zählt

Branchen sind klein: Der heutige Ex-Lieferant ist morgen wieder interessant — als Alternative bei Engpässen, für Nischenprodukte oder nach einer Preisanpassung des neuen Anbieters. Ein fairer Abschied kostet nichts und hält die Tür offen. Ausserdem arbeiten Menschen weiter in der Branche — Reputation wirkt.

Übergangsfristen sauber regeln

Bestehende Verträge prüfen: Kündigungsfristen und Mindestabnahmen beachten — nicht einfach „ab morgen woanders".
Letzte Bestellung klar beziffern, damit keine Grauzone entsteht.
Retouren, Leergut, Pfand und Gutschriften in der Schlussrechnung ausbuchungsreif auflisten.
Bei JIT- oder Rahmenverträgen: Übergangsplan mit Daten schriftlich festhalten (siehe Muster).

Keine Rechtsberatung: Standardfall abgedeckt. Bei langfristigen Lieferverträgen mit Ausschliesslichkeitsklauseln oder Tooling-Kosten vorher vertraglich prüfen lassen.